W systemie eduSky możesz ewidencjonować wpłaty za kursy dokonane przez klientów za pośrednictwem przelewu bankowego. Wczytanie wyciągu z konta może odbyć się na dwa sposoby:

1. Wczytanie wyciągu wpłaty pobranego na dysk komputera.
2. Wczytanie wyciągu wpłat za pośrednictwem Operatora Kontomatik.

Wpłaty bankowe mogą się wiązać w sposób automatyczny lub możesz je powiązać ręcznie z umową. Aby przelew dokonany przez klienta mógł powiązać się automatycznie z umową zarejestrowaną w systemie muszą być spełnione następujące warunki:

1. W tytule przelewu musi znaleźć się unikalny numer umowy, który zostaje dodany do dokumentu w momencie zmiany jej statusu na „Podpisany”.
2. Opcjonalnie umowa zarejestrowana w systemie  jest powiązana z kontem bankowym kursanta.  

Wpłaty dokonywane przez klientów jednym przelewem na poczet kilku umów np. w przypadku rodzeństwa, mogą zostać w systemie rozdzielone.

Wpłaty do wiązania – czyli takie, które nie powiązały się automatycznie z umowami lub takie, które są nieidentyfikowalne przez właściciela placówki (z powodu braku w tytule przelewu pożądanych danych) są prezentowane w raporcie - Wpłaty nieprzypisane do umów (więcej informacji na temat tego raportu w artykule Wpłaty nieprzypisane do umów).

W systemie eduSky możliwe jest ewidencjonowanie wpłat za kursy dokonane przez klientów za pośrednictwem przelewu bankowego. Wpłaty bankowe mogą wiązać się w sposób automatyczny lub możesz powiązać je ręcznie z umową.

Operacje wiązania wpłat bankowych z umowami rozpocznij od wczytania do systemu paczki wpłat bankowych, którą wcześniej pobierasz banku. Paczka bankowa to nic innego jak historia wpłat na konto ujęta w określonych ramach czasowych. Aby wiązać wpłaty z umowami na Platformie eduSky należy wczytać do systemu historię przelewów. Możesz to wykonać na dwa sposoby.

I sposób: Wczytanie wyciągu wpłat pobranego na dysk komputera

Na potrzeby wiązania wpłat z umowami zarejestrowanymi w systemie eduSky – pobierz z banku historię operacji zapisaną w odpowiednim formacie, np. csv, txt lub html. Wybrane formaty udostępniane są z reguły w każdym banku. Typ pliku, który będziesz wczytywać do systemu eduSky ustalamy podczas procesu wdrożenia systemu. Pobraną z banku historię wpłat zapisz lokalnie na dysku komputera, a kolejno wczytaj do systemu.

Zobacz jak wczytać paczkę wpłat bankowych do systemu eduSky.

 

Aby wczytać paczkę wpłat bankowych do systemu przejdź do działu FINANSE → Rozliczenia → Paczki wpłat bankowych.

• W Formatce po lewej stronie wybierz z listy bank, z którym współpracuje Twoja placówka.
• Jeśli wpłaty dotyczą konkretnego oddziału zdefiniowanego w ramach systemu, wskaż ten oddział.
• W polu opis możesz dodać dowolny tekst, który np. pozwoli ci w przyszłości na szybką identyfikację wczytanej paczki.
• Korzystając z udostępnionego w systemie mechanizmu wczytaj paczkę wpłat bankowych.
• Operację potwierdź przyciskiem ZAŁADUJ PACZKĘ.
  
  

II sposób: Wczytanie wyciągu wpłat za pośrednictwem Operatora Kontomatik

Pobierz historię wpłat z danego okresu za pomocą operatora Kontomatik. Integracja systemu eduSky z Operatorem pozwala na pełną automatyzację pobierania z banku informacji o wpłatach. Proces wiązania wpłat z wybranego okresu czasu następuje po zalogowaniu się do swojego konta bankowego przez Aplikację Kontomatik, która jest udostępniona na Platformie eduSky.

Zobacz jak wczytać paczkę wpłat bankowych za pomocą Kontomatik

W pierwszej kolejności przejdź do zakładki FINANSE -> Rozliczenia -> Paczki wpłat bankowych. Teraz należy zintegrować swój system eduSky z operatorem Kontomatik. W formatce „Pobierz wpłaty z Kontomatik” w pierwszym kroku włącz usługę, potwierdź integrację z operatorem Kontomatik (wybierz opcję TAK), a następnie zaakceptuj warunki świadczenia usługi. W kolejnym kroku wybierz datę, od której chcesz pobrać wpłaty do obecnego momentu, wybierz swój bank, zaakceptuj zgody i kliknij przycisk "Kontynuuj". W panelu pojawia się informacja o dalszych krokach. Zapoznaj się z informacją i kliknij przycisk "Kontynuuj". W kolejnym kroku zostaniesz przekierowany do banku.  Zaloguj się do swojego konta bankowego, wybierz rachunek z którego chcesz pobrać historię wpłat, a następnie autoryzuj wykonanie operacji. Po wykonaniu działań, zostaniesz automatycznie przekierowany do systemu eduSky, gdzie pojawi się komunikat potwierdzający przetwarzanie danych. Paczka wpłat bankowych z danego okresu zostanie załadowana.

Po wczytaniu pliku - w okienku po prawej stronie – zobaczysz dodaną paczkę wpłat. System rejestruje dodane informacje pokazując: datę wczytania paczki, opis, wartość wpłat w paczce, ilość wpłat oraz nazwę banku z jakiego plik pochodzi lub informację o wczytaniu paczki za pomocą operatora Kontomatik.

Jeśli chcesz zobaczyć zawartość paczki - korzystając z Opcji (koło zębate) wybierz → Podgląd. Jeżeli stwierdzisz, że jakaś operacja bankowa nie jest związana z działalnością szkoły możesz ją usunąć z paczki poprzez wybranie opcji USUŃ. Wpłata zostanie trwale usunięta z systemu eduSky.

Wczytany do systemu eduSky plik paczki bankowej możesz usunąć, skutkuje to jednak tym, że utracone zostaną wszelkie powiązania finansowe z umowami, które dokonały się w sposób automatyczny lub ręczny.

1. Wczytaj do systemu paczkę wpłat bankowych. Jeśli nie wiesz jak to zrobić zajrzyj do Artykułu → Wczytywanie do systemu paczki wpłat bankowych
2. Wczytana z banku historia wpłat jest prezentowana w systemie w dwóch oknach.
   Formatka na górze, gdzie kolumna DOTYCZY UMOWY jest pusta – prezentuje wpłaty nie powiązane z umowami. Formatka na dole – która ma uzupełnione informacje we wszystkich kolumnach prezentuje wpłaty, które powiązały się automatycznie.
   Automatyczne powiązanie następuje wówczas, gdy klient w tytule przelewu wpisze numer umowy, który nadawany jest w systemie eduSky w momencie zmiany statusu umowy na POPISANA.
   Wpłata wiąże się automatycznie również wtedy gdy przypiszemy do danej umowy numer konta, z którego są rejestrowane wpłaty.
3. Aby powiązać wpłatę z umową klikamy w opcje i wybieramy → EDYTUJ. Po prawej stronie wyświetlają się informacje dotyczące danego przelewu. Z kolei w okienku po lewej stronie możemy powiązać wpłatę z umową. Aby wyszukać umowę w polu Dotyczy Umowy – wpisujemy pierwsze litery imienia lub nazwiska – i wybieramy pożądany dokument. Po wybraniu umowy po prawej stronie prezentują nam się jej parametry. Widzimy imię i nazwisko kursanta, saldo umowy i harmonogram płatności.
4. Przed ręcznym powiązaniem wpłaty możemy zaznaczyć checkbox – Powiąż numer konta wpłaty z umową. Skutkuje to tym, że każda kolejna wpłata zarejestrowana w systemie z danego numeru konta – powiąże się w sposób automatyczny.
5. Aby sfinalizować powiązanie wpłaty z wybraną umową Operację potwierdź przyciskiem ZAPISZ
6. Po wykonaniu tej operacji wpłata bankowa wiąże się z umową i pomniejsza saldo prezentowane na umowie.

Zobacz materiał filmowy – Jak powiązać wpłaty bankowe z umowami

Zdarza się, że Rodzice lub Opiekunowie dokonują opłaty za rodzeństwo jednym przelewem bankowym. W systemie eduSky możemy taką wpłatę rozdzielić na dwie umowy.

Aby to zrobić - podczas wiązana wpłaty klikamy przycisk ROZDZIEL – najpierw wyszukujemy jedną umowę, której wpłata dotyczy – określamy kwotę wpłaty, następnie wyszukujemy kolejną umowę i również dodajemy kwotę, którą chcemy zaksięgować na poczet spłaty zobowiązania.

Zobacz materiał filmowy – Jak rozdzielić wpłatę bankową na dwie umowy

W systemie istnieją mechanizmy, pozwalające na zautomatyzowanie procesu wiązania wpłat bankowych do poszczególnych umów.

AUTOMATYCZNE WIĄZANIE WPŁAT DO UMÓW

System może automatycznie powiązać wpłaty do umów jeśli tylko w treści przelewu znajduje się unikalny numer umowy nadany automatycznie przez system w momencie zmiany statusu umowy na "podpisana".

Przykład 1.
Pani Kowalska uiściła płatność za szkolenie przelewem w wysokości 240zł. W tytule przelewu zamieściła "Kowalska Agnieszka, opłata za kurs, umowa EPS3GS6B/2023, całość". W takim przypadku wystarczy załadować plik z banku a system sam powiąże go do umowy.

Przykład 2.
Pan Nowak opłacił pierwszą ratę kursu przelewem w wysokości 120zł. W tytule przelewu wpisał "Nowak Antoni, I rata, umowa F7SK45A3 2021". W tym przypadku system nie powiąże tego przelewu z daną umową ponieważ znak spacji jest traktowany jako znak równie istotny jak inne w numerze umowy, zatem system nie znajdzie umowy o takim numerze.

Przykład 3.
Pan Wójcik uiściła płatność za kurs przelewem w wysokości 300zł. W tytule przelewu zamieścił "Opłata za Jana Wójcik". W tym przypadku system nie powiąże tego przelewu z daną umową, ponieważ w tytule przelewu w ogóle nie ma wpisanego numeru umowy.

Przykład 4.
Pani Kowalczyk dokonały wpłaty za kursy swoich dzieci przelewem w wysokości 400 zł - odpowiednio 180 zł za kurs Oliwii oraz 220zł za kurs Kacpra. W tytule przelewu zamieściła "TES1HR8C/2023 i zajęcia Kacpra". W tym przypadku system powiąże całość wpłaty do umowy o numerze TES1HR8C/2023.

Przykład 5.
Pan Wiśniewski dokonał wpłaty za kursy swoich dzieci przelewem w wysokości 800 zł - odpowiednio 300 zł za kurs Wiktora, 260 za kurs Anny oraz 240zł za kurs Moniki. W tytule przelewu zamieścił "TES1HR8C/2023 HRT5TU9B/2023 KTR8FJ3D/2023". W tym przypadku system powiąże całość wpłaty do wybranej jednej umowy.

WIĄZANIE WPŁAT DO UMÓW NA PODSTAWIE NUMERU KONTA

Istnieje również mechanizm pozwalający na pewnego rodzaju automatyzm pod pewnymi warunkami, mianowicie można powiązać numer konta bankowego klienta z umową. Tutaj jednak pojawiają się wspomniane poprzednio warunki, a dokładniej można wykonać taki krok jeżeli dla danego klienta istnieje tylko jedna umowa w systemie, zgodnie ze schematem jeden klient - jedna umowa - jedno konto bankowe. W innym przypadku, jeśli jedna wpłata jest sumą zobowiązań wobec usługodawcy wiązanie takiej wpłaty bankowej spowoduje nieprawidłowe przywiązanie wpłaty do tylko jednej umowy. Poniższy przykład wyjaśnia ten mechanizm.

Przykład 6.
Pani Kwiatkowska uiściła kolejną, drugą już opłatę za kurs dwóch córek, Olgi i Anny w wysokości łącznie  280 zł (po 140zł dla każdej umowy). Podczas wiązania tej wpłaty za pierwszym razem przy umowie Olgi numer konta, z którego wykonywany był przelew został przywiązany do umowy Olgi. Kolejny przelew spowodował, że saldo umowy Olgi wynosi +140zł, zaś saldo umowy Anny -140zł.